ای میل لکھنے کے حوالےسے بہترین معلومات

•ای میل لکھتے وقت اس بات کا خیال رکھا جائے کہ جن کو ای میل بھیجنی ہو ان حضرات کا ای میل ایڈریس اس وقت تک ٹائپ نہ کیا جائے جب تک مکمل ای میل نہ لکھ لی گئی ہو۔ اس طرح آدھی لکھی ہوئی ای میل جانے کا خدشہ نہیں رہے گا۔

•اکثر اوقات یہ بات بھی دیکھنے میں آئی ہے کہ ای میل بھیجنے والے کو ای میل میں Attachment بھیجنی ہوتی ہے لیکن ای میل مکمل لکھنے کے بعد فائل کو بغیر Attach کئے ہی بھیج دیا جاتا ہے۔ اس کا بہترین طریقہ یہ ہے کہ ای میل لکھنے سے قبل ہی وہ فائل جو آپ بھیجنا چاہتے ہیں وہ Attach کر دیا کریں تا کہ دوبارہ اس طرح کی ای میل (جس میں یہ لکھناپڑے کہ۔۔۔۔۔ معذرت۔۔۔۔۔میں ای میل کے ساتھ فائل منسلک (Attach) کرنا بھول گیا تھا)لکھنے کی زحمت نہ کرنی پڑے۔ اس طرح کی غلطی سے وقت کا ضیاع اور بعض اوقات جس کو ای میل بھیجی جا رہی ہے اسے بھی کافی پریشانی کا سامنا کرنا پڑتا ہے۔Gmailکا اکاؤنٹ استعمال کرنے والے اس پریشانی سے اس طرح بچ سکتے ہیں کہattachment والی ای میل پر ای میل کے Body textمیں find attached کا لفظ لکھ دیا کریں۔اسطرح بغیر attach کی ہوئی فائل غلطی سے بھیجنے پر ای میل فوراً نہیں جائے گی بلکہ ایک الارم سامنے آئے گا کہ آپ نے اپنی ای میل لکھا کہ اس ای میل کے ساتھ فائل منسلک ہے لیکن اس میں فائل نہیں ہے۔اس طرح غلطی کے امکانات نہیں رہیں گے۔

•اگر آپ کافی دنوں کی چھٹیا ں گزار کر آفس میں تشریف لائے ہیں تو کسی بھی ای میل کو پڑھ کر اس کا فوری جواب دینا اغلاط کا باعث بن سکتا ہے کیونکہ ہو سکتا ہے کہ آپکے آفس کے کسی اسلامی بھائی نے اس ای میل کا جواب دے دیا ہو۔اس لیئے پہلے تمام ای میلز کو پڑھ کر (اگر ضرورت ہو تو) جواب دینے کی ترکیب کرنی چاہیئے۔

•اگر ایک ای میل دو یا اس سے زائد لوگوں کو بھیجنی مقصود ہو تو جس کو مخاطب کرنا ہو اس کو ای میل میں باقاعدہ نام کے ساتھ مخاطب کرنا چاہیے۔ مثال کے طور پر ای میل شاہ رخ رضا اورجبکہ CCشاہد بٹ عطاری کو کرنی ہے اور مخاطب شاہ رخ رضا کو کرنا ہے تو اس طرح مخاطب کریں:

السلام علیکم!
محترم شاہ رخ رضا۔۔۔۔۔۔
• اکثر لوگ ای میل کے ایک آپشن CC کا بے دریغ استعمال کرتے ہیں یعنی جن کو ای میل کرنی ہے اس کے ساتھ ساتھ بعض اوقات CC آپشن کے ذریعےدیگر اسلامی بھائیوں کوبھی غیرضروری طور پر ڈال دیا جاتا ہےجس کی باقاعدہ کوئی حاجت نہیں ہوتی۔ اگر اسی ای میل پر کوئی Reply All کردے تو پھرغیر ضروری طور پر CC میں آنے والے اس بیچارے اس اسلامی بھائی کو بعض اوقات شدید اذیت کا سامنا ہوتا ہے ۔ایسی غیر ضروری ای میلز بھیجنے سے اجتناب کرنا چاہیے۔

• ای میل لکھنے کے بعد اسے ایک بار تسلی سے پڑھ لینا بہت مناسب معلوم ہوتا ہے۔ اس ضمن میں عرض ہے کہ انگریزی میں ای میل لکھنے کے بعد مائیکرو سافٹ ورڈ میں چیک کر لیا جائے اور اس کی اسپیلنگ کی غلطیاں بھی درست کر لی جائیں۔

• غصے کی حالت میں بھی ای میل بھیجنے سے اجتناب کرنا چاہیئے۔

• یہ بھی دیکھنے میں آیا ہے کہ اسلامی بھائی ای میل کے Subject Line میں اپنا پیغام لکھ دیا کرتے ہیں۔اس حوالے سے عرض ہے کہ Subject Line میں صرف اور صرف اور ای میل کا موضوع مختصراور جامع لکھیں اور باقی جو بات کرنی ہے وہ ای میل کے Body Text میں لکھا جائے۔

• اگر ای میل کسی گروپ پر کرنا ہو تو اس کا بہترین طریقہ یہ ہے کہ اس ای میل میں اپنی ہی ای میل آئی ڈی کو To میں جبکہ اس گروپ کی ای میل آئی ڈی کو BCC میں رکھا جائے ۔اکثر لوگ گروپ آئی ڈی کو To میں ہی لکھ دیتے ہیں جس کی وجہ سے جن لوگوں کو وہ ای میل پہنچتی ہے اگر ان میں سے کوئی غیر ارادی طور پرReply All کرکے ای میل کا جواب دےتو وہ ای میل سب گروپ ممبر ان کو چلی جاتی ہےجبکہ اکثر اوقات اس ای میل کا Reply سب کو بھیجنے کی حاجت نہیں ہوتی۔
Nasir Memon
About the Author: Nasir Memon Read More Articles by Nasir Memon: 103 Articles with 179212 views I am working in IT Department of DawateIslami, Faizan-e-Madina, Babul Madinah, Karachi in the capacity of Project Lead... View More